Gestão de notas fiscais: quais os principais erros cometidos

Todo empresário deve lidar com uma série de burocracias e atribuições no exercício de sua função. Uma das principais funções de um empreendedor é a gestão de notas fiscais, que deve ser feita minuciosamente como parte do cuidado com as finanças e com a tributação do seu negócio.

Muitos gestores, porém, não levam essa atribuição a sério o suficiente, e acabam negligenciando o manuseio e a organização desses importantes documentos. Neste artigo vamos ensinar quais são os principais erros cometidos nesse processo.

Siga com a gente para aprender mais sobre a gestão de notas fiscais, desde a definição até os cuidados específicos que se deve tomar. Saiba mais sobre os erros mais comuns e evite envolver sua empresa em problemas com o Fisco. Tenha uma boa leitura!

O que são as notas fiscais e como fazer a devida gestão

A nota fiscal (NF) é um documento que deve ser emitido toda vez que uma empresa, formalizada como pessoa jurídica, realizar uma venda de um determinado produto ou serviço, seja por uma transação ou permuta.

Além de fornecer informações ao Fisco, que podem ser apuradas para o pagamento de impostos, a gestão das NFs facilita o registro das entradas e saídas, o chamado fluxo de caixa. As notas fiscais também servem como recibo para o cliente, que pode querer trocar ou receber o dinheiro de volta por um produto, o que garante confiabilidade ao seu estabelecimento.

O preenchimento da NF tem uma série de regras particulares, no qual estão incluídos códigos que variam de acordo com o tipo de mercadoria envolvida na venda, a forma de pagamento, entre outros dados importantes.

A gestão de notas fiscais é um processo regulamentado, e é por meio dele que os órgãos públicos verificam sua escrituração, e o período pelo qual devem ser armazenadas.

Qual a importância da gestão de notas fiscais?

A gestão de notas fiscais é muito mais do que a simples emissão desses documentos. Esse processo vai além do mero registro tributário e financeiro, e diz respeito também à organização dos dados envolvidos em cada transação.

Esse procedimento é fundamental para ajudar na gestão financeira e tributária, que são processos cruciais para ajudar no controle de custos de um empreendimento. Isso tudo faz parte de práticas empresariais que visam o equilíbrio financeiro do seu negócio, que é algo extremamente desejável para quem almeja que uma empresa se sustente a longo prazo.

Quais são os principais erros cometidos com a gestão de notas fiscais?

Como você já deve saber, muitos empreendedores cometem erros na gestão das NFs, e essas falhas podem levar a todo tipo de problema, desde o pagamento desnecessário de valores mais altos de impostos ao não cumprimento das obrigações acessórias, o que pode fazer com que uma empresa tenha problemas com o Fisco.

Veja a seguir quais são os principais erros cometidos:

Certificado digital inválido

O certificado digital é um mecanismo usado para assinar notas fiscais virtualmente. A função dessa ferramenta é assegurar a legitimidade de uma NF, assim como garantir sua validade para os órgãos fiscalizadores.

Existem dois tipos de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), que são a A3 (disponível em dispositivos externos e que pode ser acessada em qualquer computador) e a A1 (que requer um software para ser acessada em outros dispositivos).

A obrigatoriedade do certificado digital varia conforme o poder público local, e algumas prefeituras exigem essa certificação para emitir a NFS-e. Ainda que alguns órgãos municipais aceitem outros modos de averiguação, o certificado digital segue sendo a opção mais prática para empreendimentos de todos os tipos.

Omissão fiscal

Não emitir as notas fiscais é um dos piores erros que um empresário pode cometer. Afinal de contas, ele se trata de um crime no âmbito tributário e econômico, segundo a legislação brasileira. A Lei nº 4.729/65 prevê multa e detenção de até dois anos como punição para o infrator responsável pelo estabelecimento.

Quem é Microempreendedor Individual (MEI) leva uma considerável vantagem nesse sentido. Os profissionais cadastrados no MEI só precisam emitir notas fiscais quando vendem produtos ou prestam serviços para pessoas jurídicas, não havendo necessidade para vendas as pessoas físicas.

Não diferenciar os tipos de NF

Existe uma grande diferença entre a Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e) e a NFS-e, principalmente no que diz respeito às situações em que cada uma deve ser emitida.

A NF-e é utilizada para recolher o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) em casos de venda de produtos.

A NFS-e, por sua vez, é destinada ao Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) e, como o próprio nome alega, é destinada à prestação de serviços.

Emitir várias notas fiscais para pagamentos a prazo

O pagamento parcelado gera dúvidas em muitos empreendedores. É preciso assegurar, porém, que qualquer NFS-e conste o valor total do serviço prestado, mas explicitando os valores de vencimento conforme acordado em venda.

Em caso de juros retidos para a empresa que emite a nota fiscal, é preciso que esses valores estejam inseridos no documento. Se a taxa for retida por uma operadora de cartão de crédito, porém, esse acréscimo não deve constar na NFS-e.

Vale constar, porém, que os valores referentes a plataformas de pagamento não devem ser deduzidos da nota fiscal. Se um empreendedor paga por um serviço online que cobra um percentual sobre o valor da venda, esse valor deve ser mantido no documento.

Não armazenar o XML da NF

O XML é o formato eletrônico de uma NFS-e. Esse comprovante digital registra as informações referentes à venda, incluindo uma série de dados do comprador e do vendedor, e toda a taxação envolvida na transação.

Normalmente, o cliente recebe a nota em formato XML, que pode ser convertido para PDF, o que facilita sua visualização. Esse padrão facilita o armazenamento das notas fiscais, e todo empreendimento deve mantê-las por 5 anos desde o momento da venda. Caso contrário, a pessoa jurídica corre risco de se envolver em problemas com o Fisco.

Emitir uma nota única para vários serviços

Se você, como empresário, presta vários serviços diferentes para um mesmo cliente em um período curto de tempo, não é permitido unificá-los em uma só nota, como se fosse um recibo de uma compra de produtos, por exemplo. É essencial emitir notas fiscais diferentes para cada serviço prestado.

Além de ser uma regulamentação da Receita Federal, essa prática facilita o estorno e o cancelamento das notas, caso haja algum erro.

Emitir notas fiscais manualmente

A emissão manual de notas fiscais é um processo extremamente rudimentar, que limita o crescimento de uma empresa de maneira drástica. Com a NF-e e a NFS-e, um estabelecimento aumenta consideravelmente sua capacidade de vendas, e ainda tem um ganho muito significativo em termos logísticos.

Trabalhar com o formato digital desse documento traz uma série de benefícios, como a mitigação de erros, a redução de atrasos e custos, e também um enorme ganho de produtividade. Além disso, fazer esse processo de forma eletrônica facilita o cálculo dos impostos, já que ele é todo feito de forma automática e contribui para a gestão das notas fiscais.

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