Uma das principais obrigações de quem gere uma empresa do setor de comércio é a emissão das folhas de pagamento. Esse documento de fundamental importância é extremamente complexo de se executar, o que faz com que muitos erros aconteçam nesse processo.
Para evitar qualquer problema desse tipo no seu comércio, continue com a leitura deste artigo e confira as 4 dicas para não errar na hora de fazer sua folha de pagamento!
Nosso objetivo na elaboração deste conteúdo é justamente sanar as dúvidas de muitos empreendedores. Se você tem alguma, então aproveite!
Entenda a importância da folha de pagamento para o seu comércio
A folha de pagamento é, como já explicamos na introdução deste texto, um documento importantíssimo para uma empresa, inclusive para comércios.
Nesse registro constam os benefícios do trabalhador, bem como seu salário-base, suas horas trabalhadas e mais uma série de outros dados sensíveis.
Errar na hora de fazer a folha de pagamento não é algo que você queira para o seu cotidiano. Por isso, lembre-se de fazer esse processo com muito cuidado, tendo atenção redobrada para cada etapa do cálculo.
As consequências de pagar um colaborador menos do que o valor devido são severas. O mesmo vale para excessos nas horas extras ou erros no registro das funções e das horas de trabalho. Portanto, para evitar os chamados passivos trabalhistas, siga as dicas abaixo e evite prejuízos causados por ações judiciais!
4 dicas para não errar na hora de fazer a folha de pagamento
Estar atento na hora de fazer a folha de pagamento é vital para a sobrevivência a longo prazo de um negócio, bem como para os indicadores de desempenho de uma gestão. Como você pode ver, não importa o porte do seu comércio, todo cuidado é pouco com essa obrigação trabalhista! Então, veja a seguir como fazer corretamente:
1-Conte com um sistema de controle de frequência
O primeiro e mais importante passo para a criação de um mecanismo organizado na emissão das folhas de pagamento é contar com um sistema de controle de frequência. Essa ferramenta ajuda a organizar as horas trabalhadas dos seus funcionários e evita problemas de qualquer natureza relacionados a horas-extras, atrasos, etc.
Lembre-se de procurar soluções que pensem na conveniência dos funcionários e também do empreendedor. Se você é gestor de um comércio, procure uma plataforma que monitore os limites de hora-extra de cada colaborador, e que registre os horários de ponto de maneira integrada.
Além de evitar erros, um sistema moderno ainda facilita a emissão de relatórios de frequência, que é parte importante do departamento de Recursos Humanos de uma empresa.
Leia também: Gestão de funcionários no comércio atacadista: como evitar passivos trabalhistas.
2-Tenha cuidado redobrado com benefícios e com mudanças salariais
Em muitos empreendimentos do ramo comercial, bem como nos serviços e nas indústrias, os empresários buscam formas de incentivar seus funcionários a se desempenharem melhor. Uma das melhores maneiras de se fazer isso é oferecendo benefícios extras, comissões e outros incentivos financeiros.
No entanto, é importante ficar atento para evitar problemas referentes a isso na sua folha de pagamento. Qualquer engano relacionado a benefícios previdenciários e outros rendimentos extras pode ter sérias consequências!
Por isso, uma dica primordial para o seu departamento de Recursos Humanos é ter cuidado redobrado nesse processo. Se possível, uma maneira interessante de mitigar erros é passar cada folha de pagamento por mais de uma pessoa, garantindo uma melhor detecção de problemas.
3-Tenha uma estrutura bem planejada
Um dos erros mais comuns na elaboração de folhas de pagamento de comércios acontece ao assinalar o salário-base dos funcionários. Isso pode gerar transtornos enormes para a sua empresa, por isso vale a pena estruturar seu organograma de forma bem clara.
Assim, seu departamento de RH tem mais clareza ao contabilizar o salário de cada colaborador, e pode ficar atento a qualquer atualização que ocorrer, seja por reajuste, aumento ou promoção.
Confira também: Fluxo de caixa estruturado para comércio atacadista: entenda a importância.
4-Utilize sistemas automatizados para o pagamento
Ter a tecnologia como aliada é essencial para evitar erros na hora de fazer a folha de pagamento. Por meio da automatização dos processos, você reduz drasticamente a possibilidade de falha nos cálculos, e ainda agiliza consideravelmente a emissão desse documento.
Seu departamento de pessoal agradeceria muito se você adotasse algum sistema moderno de gestão de folha de pagamento do seu comércio. Não apenas por simplificar esse processo que é tão complicado, mas também por reduzir o tempo gasto nele, o que poupa tempo para que seus funcionários de RH foquem em outras tarefas.
Conte com uma contabilidade especializada em gestão trabalhista!
Isso poderia ser uma quinta dica para não errar na folha de pagamento! Como a contabilidade detém muito conhecimento acerca desse processo, e está acostumada ao uso de softwares de ponta para gerir diversas operações burocráticas na sua empresa, ela pode ser uma valiosa aliada na gestão das suas obrigações trabalhistas.
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